Carregando...

18/07/2014

Apresentações de Impacto com o Office Timeline


Sem dúvida alguma, a apresentação de um projeto a um conselho executivo pode causar uma certa dor de cabeça ao gerente de um projeto. Além do público alvo que se pretende alcançar, a explanação falada e os recursos utilizados podem fazer a diferença. Toda e qualquer apresentação deverá conter itens fundamentais como a introdução, preparação, o tema central e a conclusão.A fim de conquistar a atenção de qualquer pessoa que está assistindo sua apresentação é necessária uma boa introdução, logo a seguir, você expõe suas idéias, motivos e fatos na etapa de Preparação, e lança mão do tema central, no qual você expõe novas medidas, e possível solução de todo o problema, para fechar com chave de ouro na etapa de conclusão (RITA, 2008).

Em muitos casos, os impactos (positivos e negativos) obtidos durante uma apresentação são fatores determinantes para o sucesso de um projeto. Os recursos computacionais tem papel importante, visto que eles oferecem inúmeras opções e boas oportunidades tecnológicas na hora de gerar a exibição gráfica da informação de um plano de projeto.  O MS-Project 2013 oferece inúmeros recursos para mostrar o status de um projeto. Ele possui uma timeline nativa, o gráfico de Gantt, relatórios, exportação de dados e as visões que oferecem uma exibição rápida das atividades ao longo do tempo. Dependendo do que você pretende apresentar o Office Timeline entra como uma ferramenta adicional que pode ser utilizada na exibição visual de um plano do projeto. 

Antes de iniciar a instalação do Office Timeline, certifique-se que a estação que vai receber o software Office Timeline possua o Visual Studio 2010 Tools for Office Run Time instalada. Esse aplicativo pode baixado a partir do endereço:




Execute o pacote de instalação e aguarde a execução do processo.


Ao término o programa indicará que a instalação foi realizada com sucesso.



Será solicitado a reinicialização do sistema operacional. Execute o processo.




No site Office Timeline [1] você encontrará detalhes sobre o método de instalação, compatibilidade da versão com o pacote Office e informações sobre o tipo de licenciamento (gratuita ou licenciada).


Assim que o arquivo de instalação for baixado do site, execute o pacote de instalação. 




Será exibido o contrato de licenciamento. Lembre-se que ele pode ser utilizado de forma gratuita ou licenciada. Leia com atenção os termo e aceite os termos da licença.


Aguarde a conclusão do download dos arquivos.


Será exibido o assistente de instalação que o guiará durante todo o processo. Utilize o Avançar para prosseguir.


Na etapa seguinte aceite os termos de licença do Office Timeline. A versão utilizada neste tutorial é a free, ou seja, gratuita.


Selecione o local onde os arquivos de instalação serão inseridos. 



Aguarde o processo de instalação do programa.



Clique em Close para finalizar a instalação.



Será aberto uma mensagem de boas vindas no PowerPoint 2013. É possível navegar por este tutorial para conhecer os demais recursos do Office Timeline. Avance ao nível seguinte para escolher a forma de utilização (Licenciada ou Gratuita). 



 Utilize a seta da opção "Starting Using Free Edition" para confirmar a definição escolhida. 




O direcionamento seguinte é ir para o tutorial sobre os diferentes recursos, utilize o NEXT para conhecer as opções do Office Timeline. Caso não queira navegar pelas opções utilize o Fechar.



Na guia Office Timeline Free utilize o botão Novo. Escolha um dos modelos oferecidos pelo Office Timeline e vá em Finish.



Utilize o botão Task para inserir as atividades, o botão Milestones são as entregas o simbolo de "+" adiciona linhas de tarefa. Ao término utilize o botão Finish.



Resultado final é a divisão do plano de projeto na apresentação.



Em caso de dúvidas, utilize o botão Tutorial para conhecer os demais recursos do Office Timeline. Para migrar o programa da versão free para a licenciada utilize o botão Upgrade. 

Portanto, vale destacar que o ideal em muitos casos ainda é migrar as atividades do cronograma para um planilha Excel e com a versão licenciada do Office Timeline gerar a apresentação do projeto. Um ponto positivo do Office Timeline é a sua interface visual de alto impacto que traz grandes resultados e ajuda bastante na exposição dos assuntos ao longo da apresentação. Neste exemplo foi utilizado o método manual para mostrar os recursos da ferramenta e, que em nada impede você de utilizar a criatividade com o software para criar apresentações da maneira que achar melhor.

Espero que tenham gostado do tutorial e lembre-se que esta material é apenas um exemplo e, o verdadeiro valor do projeto está nas partes interessadas pelo seu sucesso.

01/07/2014

Modelos de cronogramas para Project 2013



Um termo que muitas empresas e, profissionais da área de gestão de projetos convivem diariamente é a produtividade. Por ser um tema muito extenso, focaremos na produtividade pessoal. A produtividade serve de parâmetro principal para medir o desempenho das empresas e dos profissionais durante a realização de um trabalho. Ela garante melhoria no processo, inovação e melhoria no trabalho, como também com ela se consegue obter os melhores resultados. Então, o que vêm a ser uma produtividade pessoal:

É a quantidade e qualidade dos resultados para alcançar os próprios objetivos (POZEN, 2013).  

Há inúmeras formas de garantir e melhorar o trabalho com a produtividade.No Microsoft Project 2013 uma delas é utilizar os modelos (templates) de projetos. A ferramenta possui compatibilidade com vários modelos de projetos presentes em versões anteriores, na atual estrutura traz uma lista com diversos modelos e possibilita a importação de outros softwares de mercado.

Esses são alguns modelos de projetos encontrados no MS-Project 2013:


  


24/06/2014

Project Server 2013 - Overview.

Sem dúvida alguma, o Project Server 2013 é uma das ferramentas mais utilizadas na gestão de projetos corporativos. Ela é aplicada na administração de portfólios individuais por área ou departamentos da empresa como também no gerenciamento de portfólios consolidados.A estrutura de recursos possibilita visualizar em quais tarefas um determinado recurso do projeto está trabalhando. Além desses ótimos recursos ele traz em sua estrutura outros itens muito legais. Para quem quiser conhecer mais sobre o Project Server 2013 reservei neste espaço diversos materiais sobre o assunto.

Site oficial: 




Nesta outra demonstração o foco dos quadros de horários do Project Server 2013.



Nesta introdução você verá o que há de novo no Project Server 2013.



Começamos por outra introdução a ferramenta Project Online.



Uma visão geral sobre o processo de instalação do Project Server 2013.



O que há de novo para os profissionais de TI no Project Server 2013.



Gerenciar projetos com o Project Server 2013.



Começamos por uma introdução ao BI da ferramenta Project Server 2013.





21/06/2014

Novidades do Project 2013


As principais novidades do Project 2013, começam a partir dos mais variados recursos que ele traz em sua estrutura. Alguns foram removidos, outros inseridos e outros melhorados. Segundo o site [1] Microsoft é possível identificar diversas inovações no programa. Com ele, temos acesso aos novos modelos de projeto, locais diferenciados para armazenar um cronograma, realizar importação de arquivos em formato Excel ou SharePoint e temos acesso ao One Drive. 

Segundo o site [2] One Drive ele possibilita compartilhar, armazenar e acessar seus arquivos (fotos, vídeos, documentos) de praticamente qualquer lugar e de qualquer dispositivo que você esteja. Para isso, ele conta com um espaço disponível de até 7 GB para quem realizar a inscrição direto no site.

Os relatórios Burn Down Chart é outra inovação significativa que possibilita a ferramenta trabalhar com projetos agéis e aplicar metodologias diferenciadas do Scrum. Utiliza o monitoramento, gera os relatórios de progresso, consolida informações, melhora a tomada de decisão para times e administra funções importantes na gestão de projetos para o PMO. Segundo o site [3] The Agile PMO as principais aplicações do Burn Down estão direcionadas para a alocação de equipes e os métodos de controle de horas dos times.

Outra forma de melhorar a comunicação entre a equipe de projetos é utilizar o Microsoft Lync. Segundo o site [4] Office ele é uma solução voltada para chats, vídeo conferência ou telefonia muito comum em ambientes corporativos. Verifique a versão do produto mais indicada para o seu cenário corporativo e suas restrições. Segundo o site [5] Office ele interage com diversas soluções de mercado como Skype, interage integrado ao pacote Office (Word, Excel, PowerPoint e OneDrive) entre outros.

Indico a visão geral do produto presente neste vídeo especial sobre as novidades do Project 2013.







05/06/2014

Serviço de auditoria no Project Server 2010 e Project Server 2013




O serviço de auditoria em projetos é um importante fator de administração. Frequentemente, ele é utilizado na análise de cronogramas, gestão de recursos, controle de atividades, definição de horários, gestão de alteração (data, horário e identificação)  por parte dos principais envolvidos na gestão executiva como os escritórios de projetos (PMO) e a governança. A auditoria garante a segurança da informação, confiabilidade, integridade e melhora a gestão de quem administra ferramentas de gestão de projetos.

Auditoria consiste em uma atividade especializada da área, que visa testar a eficácia e eficiência dos controles implantados sobre o patrimônio das empresas, com o objetivo de expressar uma opinião sobre determinado dado ou operação (ATTIE, 2010).

Muitas organizações utilizam o Microsoft Project Server 2010 ou 2013 em sua estrutura de TI. Então: Como se obter determinadas informações ou mesmo realizar uma auditoria neste sistema? Nativamente, temos algumas opções de auditorias rápidas que podem ser realizadas como obter a data da última publicação ou a data da última modificação. Esses campos podem ser inseridos pelos administradores rapidamente nas visões. 

Uma outra maneira de se obter auditoria é utilizar uma ferramenta não nativa a ferramenta Project Server. O software que atua diretamente com as questões de auditoria do Project Server é a Fluent Pro Audit. Ela traz como principais funções a possibilidade de se adquirir a data, horário e a identificação pessoal de quem realizou alterações em determinados objetos da solução. Se o objetivo for adquirir ou mesmo testar essa ferramenta a sugestão mais simples é assistir a esse vídeo que mostra a configuração e vários detalhes técnicos sobre ferramenta que podem ajudar na questão de auditoria do Project Server.

Mais detalhes: https://www.youtube.com/watch?v=7B_3L5GixXY




Para realizar o download do software, visite a página:

http://www.fluentpro.com/productspsauditlite.html

Vale lembrar que ela traz inúmeros recursos para agregar valor a auditoria como:
  • Data de modificação
  • Quem realizou determinada ação no software
  • Exclusão
  • Edição
  • Publicação
  • E muito mais
Vale lembrar, que além das opções mostradas até aqui existe o próprio serviço de auditoria do Windows. Ele também realiza inúmeras ações de auditorias. Tudo isso, com o intuito de promover segurança e aplicação de regras de negócio com maior eficiência nas companhias.

Mais informações visite a página:

http://technet.microsoft.com/pt-br/library/dd408940(v=ws.10).aspx


Portanto, agora cabe definir de todos os métodos apresentados aquele que mais se adequa ao cenário corporativo da sua organização.

Espero que gostem.

Abraços e até próxima.