Criar um site de Reunião no SharePoint 2010

O objetivo deste tutorial é ensinar como criar um espaço de trabalho de reunião.

Vamos aos procedimentos para a criação.

1 - Com o site do SharePoint 2010 devidamente aberto.

2 - Clique em Ações do Site - Novo Site.

3 - Escolha entre os modelos a opção Espaço de trabalho de reunião básica.

4 - Informe os dados do espaço de trabalho de reunião como:

Título: é o nome de exibição do site. neste campo é possível traços, acentos, espaços por se tratar de um campo simplesmente descritivo.

http://: é o nome do endereço de acesso ao site de reunião.Nele eu recomendo utilizar um nome curto sem a utilização de caracteres especiais, espaços , traços, pontos , underlines, acentos porque esse campo é o endereço quanto mais simples melhor.

Exemplo:

Ao término clique em OK.

4 - Aguarde o processo de criação do espaço de trabalho de reunião.

5 - Resultado final esperado após a conclusão do processo.

Objetivos: Permite adicionar um ou mais objetivos que serão tratados na reunião. Ao clicar em Adicionar novo Item será aberto um fórmulário com um único campo de várias linhas permtindo que você digite esses objetivos, além desta opção é possível anexar arquivos, recortar , copiar, colar. Ao término do preenchimento utilize a opção Salvar para armazenar os objetivos ou Cancelar para descartar as alterações.


Pauta: Permite adicionar uma ou mais pautas que serão tratadas na reunião. Ao clicar em Adicionar novo Item será aberto um formulário para preenchimento solicitando o Assunto que é campo obrigatório, Proprietário que é o responsável por aquela pauta, Horário que será tratado e as devidas observações relacionadas a pauta a ser discutida.Além desta opção é possível anexar arquivos, recortar , copiar, colar. Ao término do preenchimento utilize a opção Salvar para armazenar a pauta ou Cancelar para descartar as alterações.

Bibliotecas de Documentos: Permite carregar ou substituir um ou mais documentos para uma biblioteca do espaço de trabalho de reunião e ainda escolher a pasta aonde este arquivo será armazenado caso a biblioteca a tenha, caso contrário pode ser armazenada diretamente na biblioteca raiz de documentos.

Participantes: Permite adicionar os usuários que irão participar na reunião.Ao clicar em novo Item será necessário informar um ou mais usuários no campo nome, utilize o login de rede par a inserir um usuário ou o catálogo para inserir mais de uma pessoa, comentários se houver algum ponto a considerar para aquele participante, a resposta se será Nenhum, Aceito , Provisória ou Recusado o tipo de participação Obrigatória , Opcional e Organizador. Além desta opção é possível recortar , copiar, colar e verificar ortográfia. Ao término do preenchimento utilize a opção Salvar para armazenar o cadastro do participante ou Cancelar para descartar as alterações.


Espero que tenham gostado do tutorial.

Reference: Create a meeting workspace in SharePoint 2010.

8 comentários:

  1. Prezado Hezequias, criei o espaço de reuniões. Funcionou, mas não entendi ainda como usá-lo para mais de uma reunião. É possível ou terei que criar um espaço novo para cada reunião que eu pretenda fazer?

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  2. Olá Niedson, bom dia.

    O objetivo deste espaço é que você cadastre todos os dados de sua reunião e possa utilizá-lo em um local centralizado. Assim não há a necessidade de criar um espaço de trabalho para cada reunião de sua empresa que for realizada.Se você observar o último print do item 5 ele já traz em sua estrutura as partes necessárias para o cadastro como:

    Objetivo: é igual ao objetivo macro de sua reunião. Exemplo: Status por departamento.

    Participantes: seriam as pessoas que devem ou vão participar de sua reunião.

    Pauta: seria um tópico que será abordado durante a reunião. Exemplo: situação das vendas do departamento de compras.

    Biblioteca: seria o local onde seriam armazenados os materiais de sua reunião. Exemplo: Apresentações, documentos, vídeos e etc.

    Lembro que esse espaço de trabalho é o mais simples do SharePoint.

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    1. Olá Hezequias, ainda continuo em dúvida. Supomos que eu faça a primeira reunião:
      Objetivo: Iniciação do projeto
      Participantes: Niedson e Hezequias
      Pauta: Apresentação do projeto, formação da equipe
      Aí faço a reunião do projeto e quero fazer outra reunião em outra data. O que faço?
      Crio outro objetivo misturado com o que já passou?
      E se forem outros participantes?
      E as pautas vão ficar misturadas com a da primeira reunião?

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    2. Consegui desenrolar. O problema é que eu criava o espaço de trabalho de reuniões diretamente, sem passar pela agenda. Criando pela agenda eu posso associar a um espaço de reuniões já existente.

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  3. Olá Niedson, bom dia.

    Perfeito.
    Desculpe não ter respondido em tempo hábil.
    Sucesso.

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  4. oi. Como conseguir que um mesmo grupo de pessoas participe de todas as reuniões recorrentes?

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    1. Bem, se for um grupo fixo o meio que conheço seria você criar um grupo no AD com estes usuários. Depois precisaria criar um campo do tipo pessoa ou grupo, por exemplo, se você estiver utilizando uma lista do tipo calendário, você deve selecionar a guia Calendário - Configurações da Lista - Criar Coluna. Informe o nome da coluna, por exemplo Nome dos Participantes e, habilite a opção Pessoa ou Grupo. Marque a opção Pessoas e Grupos e clique em OK.

      Vá até a guia Eventos - Novo Evento, habilite a opção de recorrência: Tornar o evento recorrente. Em seguida no campo Nomes dos participantes informe o nome do grupo.

      Senão for uma lista fixa de participantes basta informar os nomes uma única vez e o evento agendará a recorrência para estes usuários.

      Espero ter ajudado.

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