Percentual Previsto em relação a linha de base do projeto no Project Professional 2013.






Hoje, quero trazer a vocês o cálculo do percentual previsto de um projeto em relação a linha de base, ou seja, em relação ao que foi planejado no seu escopo. Conforme descrito no tutorial Percentual Previsto no Project 2010  é possível realizar o cálculo do percentual previsto de duas formas:
  • Percentual previsto em relação a data real do projeto.
  • Percentual previsto em relação a linha de base do projeto.
O conceito de previsto em projetos representa um valor esperado de execução até determinada data. Esta data, pode estar relacionada a data real ou a uma data de corte acordada entre o gerente de projeto e a área de negócio de uma empresa. O período varia de acordo com a metodologia do escritório de projetos - "PMO" que pode ser semanal, quinzenal ou mensal. 

Geralmente o percentual previsto medido pela data real requer um nível alto de maturidade. Isso ocorre porque a atualização dos cronogramas, necessita de um controle eficaz para exibir os resultados esperados do projeto. 

O percentual previsto em relação a linha de base é o período mais comum utilizado pelas partes envolvidas no projeto. Ela é utilizada para analisar os avanços em formato percentual da execução em relação as datas, prazos e custos acordados. 

Ambas são métricas interessantes e cabe aos responsáveis (área de negócios x PMO) definir qual a melhor métrica se  adapta a sua empresa. 

Os créditos da fórmula utilizada neste tutorial vão todas para o professor Alexandre Paiva. Ele disponibilizou esta informação no fórum MSDN da Microsoft presente neste endereço:


O processo é bem simples. Iniciamos criando um projeto em branco, sem qualquer informação no Project Professional 2013. Para isso você deve ir em: Arquivo - Novo - Projeto Vazio.




Na tela do novo projeto, vá até a última coluna. Ela chama-se Adicionar Nova Coluna.




Neste exemplo, utilizei o campo Texto1. Para localizar esta coluna basta pesquisar o seu nome na lista de campos disponíveis no Project 2013. Depois faça a inserção deste campo do tipo texto na exibição Gráfico de Gantt. 




Após a sua inserção observe que a coluna Texto1 será exibida entre as colunas nativas do modo de exibição Gráfico de Gantt.



O próximo passo a ser percorrido inclui entrar nas propriedades da coluna. Para realizar o acesso a esta configuração basta clicar com o botão direito do mouse sobre o título da coluna Texto1 e escolher a opção Campos Personalizados.




Agora nas propriedades da coluna vamos alterar o seu nome de coluna Texto1 para o nome de campo % Previsto. Vá até o botão Renomear e digite o nome da nova coluna.




A próxima etapa é local onde vamos inserir a fórmula do percentual. Utilize o botão Fórmula

Copie o código da fórmula:

Str(int(IIf([Data de status]<[Início da linha de base];0;IIf([Data de status]>[Término da linha de base];1;(ProjDateDiff([Início da linha de base];[Data de status];[Calendário do projeto]))/(ProjDateDiff([Início da linha de base];[Término da linha de base];[Calendário do projeto]))))*100)) & "%"

E cole o código no local indicado na estrutura da fórmula. Ao finalizar o processo confirme a operação pelo botão OK.



Será solicitado a confirmação da inserção da fórmula. Basta ir no botão OK para confirmar.



Agora, precisamos configurar a coluna. Essa configuração é necessária porque permite que o cálculo da fórmula seja aplicado a todas as linhas do projeto. 

Para isso é necessário habilitar as opções:
  • Usar fórmula.
  • Rolar para baixo, a menos que seja especificado manualmente.
Após habilitar essas configurações vá até o botão OK para confirmar a operação.




Recomenda-se utilizar o modo de agendamento automático nas tarefas do projeto. Outro ponto importante é que o projeto tenha uma linha de base salva. Para realizar esta operação, basta ir na guia Projeto - Definir Linha de Base - Definir Linha de Base.



A linha de base deve ser aplicada ao projeto inteiro e para finalizar a operação utilize o botão OK. Para conferir se a linha de base foi realmente salva, basta refazer o caminho na guia Projeto - Definir Linha de Base - Definir Linha de Base. Será exibido a data do salvamento da linha de base. O Project 2013 possui 11 linhas de base que vão de "0" zero a "10" dez. A linha de base indica "0" zero é utilizada pelo programa para os cálculos internos do programa e as outras para histórico. Sempre que um novo planejamento, ou modificações no projeto for realizado a linha zero precisa ser salva junto com o seu histórico. 




Lembro que este cálculo do previsto é em relação a linha de base do projeto. Definida essas etapas, o próximo passo é testar a funcionalidade do cálculo. Agora basta ir na Data de Status e informar para o Project 2013 até que data as atividades serão atualizadas. A data precisa estar dentro do intervalo das datas de início e término da linha de base do cronograma. Ajuste as datas para o período (Semanal, Quinzenal ou Mensal) de acordo com intervalo de auditoria dos projetos. Ao informar a data e clicar no botão OK é possível observar que a coluna % Previsto será atualizada para o percentual referente a data informada.





Espero que tenham gostado do tutorial.


17 comentários:

  1. Show de bola! Parabéns pelo excelente e claríssimo tutorial. Ajudou muito.

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  2. Obrigado pelos comentários Chico. Que bom que eu pude ajudar. Fique a vontade para sugerir temas que você julgue importante. Abraços.

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  3. Hezequias, parabéns! Funcionou aqui. Apenas uma dúvida, como faço para expandir a fórmula para tarefas resumo e para o projeto inteiro? Funcionou apenas para tarefas no menor nível; preciso saber a % prevista do projeto inteiro em relação à linha de base.

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    1. Olá Caio. Obrigado por seus comentários. Faça o seguinte: clique com o botão direito do mouse sobre a coluna % Previsto e vá em Campos Personalizados. Na opção Cálculo das linhas de resumo de tarefas e de grupos verifique se a opção Usar Fórmula esta habilitada, senão estiver habilite por favor. Outra configuração que deve estar habilitada é Cálculo das linhas de atribuição, a opção Rolar para baixo, a menos que seja especificado manualmente deve estar habilitado. E valores a serem exibidos habilite a opção Dados. Espero ter ajudado.

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  4. Olá Hezequias! Infelizmente, o meu project (2013) emite uma mensagem de erro ao tentar dar ok nesta fórmula. Ele dá erro se sintaxe ou uma referência ou campo é inválido. Poderia me ajudar? Obrigada!

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    1. Olá Barbara. Tudo bem! Qual o nome do campo que aparece como inválido? Pode me mandar os prints com o erro para hezequiaslima@bol.com.br. Ficará mais identificar o problema. Agradeço a sua visita e o contato no blog.

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  5. Hezequias e demais,

    Tudo bem? Como estão as coisas?

    Preciso de uma ajuda sua!
    Você conhece alguma empresa que utiliza 2 metodologias de Gestão de Projetos? Uma detalhada para Projetos Estratégicos e outra simplificada para Projetos de Pequeno Porte.
    Onde posso buscar informações a esse respeito?

    Outra ajuda:
    Você já viu essa fórmula abaixo ser utilizada para o cálculo do previsto?

    IIf([Número19]=0;IIf([Término Agendado]<=[Data atual];100;0);int([Número20]/[Número19]*100)) & "%"

    Onde posso buscar informações a esse respeito?

    Desde já agradeço!

    Atenciosamente,
    Fernanda Esteves
    fefeoe@gmail.com

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    1. Oi Fernanda, desculpe a demora na resposta. Geralmente nesses casos existe um setor que realiza esse estudo, na atualidade chama-se Portfólio Management ou Gestão de portfólio. Uma das análises é feita com base na priorização dos projetos em relação objetivos estratégicos e a outra análise é feita pelo nível de complexidade. Esse estudo:
      http://www.singep.org.br/3singep/resultado/493.pdf
      Mostra as características de uma matriz onde é possível se medir e classificar o porte do projeto (pequeno, medio e grande). Com relação a metodologia acredito que ela deva ser única e independe do porte do projeto.
      Com relação a forma utilizada eu nunca a utilizei, mais fazendo a leitura da fórmula a única coisa que ela vê é um percentual em relação a data atual e não a linha de base acordada com o cliente do projeto. É importante definir a forma de trabalho se será seguido o acordo (linha de base) ou se métrica que será acompanhada será diária. Espero ter ajudado.

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  6. Boa tarde!
    fiz o teste em meu crongroma utiliazando esta formula e esta gerando direto 100% do previsto mesmo antes do término da atividade.
    gostaria de saber o que pode estar acontecendo.
    desde ja lhe agradeço

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    1. Olá Plabo. Verifique por favor na guia Projeto - Data de Status se há alguma data definida nesse campo. Se a data for superior a data definida no campo de data de término do projeto o MS-Project entende que as atividades realmente estarão finalizadas. O ideal é você escolher a data de apresentação do andamento do projeto que pode ser semanal, mensal, trimestral e etc. Espero ter ajudado.

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  7. Hezequias, parabéns pelo trabalho!
    A minha dúvida é bem básica, gostaria que no gráfico de Gantt aparecesse as duas barras de previsto e realizado, como faço?

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    1. Olá Wellington. Você pode clicar com o botão direito no gráfico de Gantt do MS-Project e ir em Linhas de Andamento. Na linha de andamento atual habilite Exibir - Na data de status atual do projeto. Faça alguns testes e veja qual período melhor atende sua necessidade se diário, semanal ou mensal. Espero ter ajudado.

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  8. Hezequias, parabéns pelo trabalho.
    A minha dúvida é bem simples, como faço para aparecer, no gráfico de Gantt duas barras a de realizada e a prevista?

    obrigado

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    1. Olá Wellington. Você pode clicar com o botão direito no gráfico de Gantt do MS-Project e ir em Linhas de Andamento. Na linha de andamento atual habilite Exibir - Na data de status atual do projeto. Faça alguns testes e veja qual período melhor atende sua necessidade se diário, semanal ou mensal. Espero ter ajudado.

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